Terms of service

Notesix is provided by Nsix Digital Sàrl / Nsix Digital GmbH, Panoramastrasse 26, 8903 Birmensdorf ZH, Switzerland, Swiss UID and VAT number CHE-243.761.396 (“Nsix Digital”, “Notesix”, “we”, “us”).

These Terms govern the Notesix web application, browser extension, APIs, integrations, websites and related services (together, the “Service”). By creating an account, starting a trial, purchasing a subscription or using the Service, you agree to these Terms, the Acceptable Use Policy, the Privacy Policy and, for business Customer Content, the Data Processing Addendum.

If you accept for an organisation, you confirm that you can bind it. “Customer” means that organisation or, for personal use, the individual account holder. Mandatory consumer rights remain unaffected.

You must be at least 18 and legally able to enter a contract. Account information must be accurate and kept current. You are responsible for credentials, authorised users, devices and activity under your workspace, and must promptly report suspected unauthorised access.

Workspace owners and administrators control membership, roles, integrations and billing. Customer is responsible for its users and for removing access when it is no longer appropriate.

Notesix captures meeting audio only when a user starts capture, transcribes speech, generates configured notes and may send selected information to Customer-directed tools and workflows. Notesix does not join a meeting as a visible meeting bot.

Features, integrations and supported platforms may evolve. We may modify the Service where this does not materially reduce the core paid functionality. Material adverse changes will be notified where required by law.

Customer and its users are solely responsible for determining whether a meeting may be captured. Before starting, they must provide all notices and obtain all consents required by the laws, employment rules, confidentiality duties and contractual restrictions that apply to every participant and location.

The Service must not be used for covert or unlawful surveillance. Notesix does not verify participant consent and does not replace Customer’s legal assessment. Customer must stop capture if consent is refused or withdrawn.

“Customer Content” includes audio, transcripts, notes, prompts, configurations, CRM data and other information submitted to or generated from Customer’s use. As between the parties, Customer retains its rights in Customer Content.

Customer grants Nsix Digital a limited, non-exclusive right to host, process, transmit and reproduce Customer Content only as needed to provide, secure, support and comply with law in relation to the Service. Customer confirms it has the necessary rights and lawful basis to provide the content and instructions.

We do not sell Customer Content, use it for advertising or use it to train our own or third-party general-purpose AI models. Aggregated or de-identified operational information may be used to secure and improve the Service where it cannot reasonably identify a person or Customer.

Transcripts and AI-generated outputs may be incomplete or inaccurate. Customer must review outputs before relying on them for material decisions. The Service is not legal, medical, financial, employment or other professional advice and must not be used as the sole basis for high-impact decisions about individuals.

Optional integrations act on Customer’s configuration and may create or update records in third-party systems. Customer is responsible for its third-party accounts, permissions and instructions. Third-party services remain governed by their own terms and availability.

The standard plan is USD 19 per active seat per month, excluding applicable taxes. A seat is a user authorised to access the paid workspace. The exact total, including applicable VAT, sales tax or other charges, is displayed before the order is confirmed.

Subscriptions renew automatically each month until cancelled. Customer authorises Stripe and Nsix Digital to charge the selected payment method for recurring fees, taxes and approved seat changes. Invoices and payment management are provided through Stripe.

Eligible new Customers receive one seven-day trial for one seat. A valid payment method is required. Unless cancelled before the trial ends, the subscription automatically becomes paid at the disclosed price.

Cancellation during the trial ends access immediately and no subscription fee is charged. If the Customer requests a second seat during the trial, Notesix must first show the paid price and obtain explicit confirmation; once confirmed, the trial ends immediately and billing begins for two seats.

Trials are limited to one per person, workspace, organisation and payment method. We may refuse or end a trial reasonably identified as duplicate, automated, fraudulent or abusive.

Adding a seat to a paid subscription takes effect immediately and may be charged on a prorated basis for the remainder of the billing period. Removing a seat takes effect at the next renewal, provided the user’s access is removed or reassigned before then. Except where law requires otherwise, partial periods are not refunded.

A paid subscription may be cancelled at any time and remains available until the end of the current paid period. It will not renew after that date. Cancellation does not retroactively reverse fees already due.

Except for mandatory consumer rights, an incorrect or duplicate charge, or a written exception from us, fees are non-refundable. The detailed cancellation, withdrawal and refund policy forms part of these Terms.

An EU/EEA consumer may withdraw from the initial distance contract within 14 days after it is concluded. The right is provided once for a clearly disclosed trial that automatically becomes paid; it does not restart solely because the trial converts or the subscription renews.

By expressly requesting immediate access during the withdrawal period, the consumer agrees that, if they withdraw after the free trial, an amount proportionate to the paid service already supplied may remain due. Withdrawal ends access immediately. Instructions and the model form appear on the Withdrawal page. Mandatory national rights prevail.

If payment fails, we or Stripe may retry the charge and ask Customer to update the payment method. Access may continue for a grace period of up to seven days, then be suspended. If the failure remains unresolved for 30 days, we may terminate the subscription and begin the deletion process described below.

The plan is intended for normal human business or personal meeting use. It is not advertised as unlimited. We may apply reasonable technical limits, throttling or temporary restrictions where use is extraordinarily excessive, automated, creates material cost or threatens the Service. Where practical, we will notify Customer and offer a reasonable opportunity to reduce usage or discuss an appropriate plan before suspension.

The Acceptable Use Policy prohibits unlawful recording, privacy violations, security attacks, resale without permission, circumvention of billing or limits, and other harmful uses.

We maintain reasonable technical and organisational safeguards described in the DPA. No online service is completely secure, and Customer must use appropriate device, identity and access controls.

Each party will protect the other party’s non-public confidential information with reasonable care and use it only for the agreement. This does not cover information lawfully public, already known without restriction, independently developed or lawfully received from another source. Disclosure required by law is permitted, with notice where legally allowed.

Nsix Digital and its licensors retain all rights in the Service, software, design, documentation and Notesix marks. No ownership is transferred to Customer. Customer may use the Service only during the subscription and may not copy, reverse engineer, interfere with or create a competing derivative from protected parts except where mandatory law expressly permits it.

Feedback may be used without restriction or payment, provided we do not identify Customer publicly without permission.

We may suspend or terminate access for material breach, illegal or dangerous use, a security threat, non-payment or where required by law. Except for urgent risk, fraud or illegality, we will provide notice and a reasonable opportunity to cure where appropriate.

Customer may terminate by cancelling the subscription and requesting account closure. Before closure, Customer should export any content it needs. Active Customer Content is deleted or anonymised within 30 days after closure, subject to legal holds; residual encrypted backups expire within 90 days and technical or security logs may be retained for up to 12 months. Billing and legal records may be retained for the statutory period.

The Service is provided with reasonable care but without a service-level agreement unless separately signed. Maintenance, third-party failures and events outside our reasonable control may cause interruption.

For business Customers, to the maximum extent permitted by law, the Service is provided “as is” and implied warranties are excluded. For consumers, this clause does not limit mandatory conformity, quality or statutory warranty rights.

Nothing excludes liability that cannot lawfully be excluded, including liability for intent or gross negligence where applicable. Consumer remedies required by mandatory law remain unaffected.

For business Customers, neither party is liable for indirect, incidental, special, punitive or consequential loss, or loss of profit, revenue, goodwill or data, except for confidentiality breaches, unlawful use of the other party’s intellectual property or amounts that cannot be limited by law. Nsix Digital’s aggregate liability arising from the Service is capped at the fees paid or payable by Customer for the 12 months preceding the event giving rise to the claim.

To the extent permitted by law, a business Customer will defend and indemnify Nsix Digital against third-party claims caused by Customer’s unlawful recording, Customer Content, instructions or material breach of the Acceptable Use Policy.

We may update these Terms for legal, security, operational or product reasons. Material changes will be communicated in advance through the Service or by email where reasonably possible and required. Changes do not retroactively reduce accrued consumer rights. Continued use after the effective date constitutes acceptance where permitted; otherwise we will request renewed agreement.

These Terms are governed by Swiss law, excluding conflict-of-law rules and the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods. For business Customers, the exclusive courts are the competent courts at Nsix Digital’s registered office in the Canton of Zurich.

A consumer retains any mandatory protection and may bring proceedings in any court made available by mandatory law in their country of residence. Before filing a claim, please contact contact@nsixdigital.com so we can try to resolve it.

Neither party is liable for delay caused by events outside reasonable control. Customer may not assign the agreement without our consent, except in a genuine corporate reorganisation; we may assign it with the business while preserving Customer’s rights. If a clause is unenforceable, the remainder continues. Failure to enforce is not a waiver.

These Terms and incorporated documents are the entire agreement for the Service unless a signed order or enterprise agreement states otherwise. A negotiated signed agreement prevails over these online Terms for the same subject. The English version governs to the extent permitted by law; a consumer’s mandatory language rights remain unaffected.

Notesix est fourni par Nsix Digital Sàrl / Nsix Digital GmbH, Panoramastrasse 26, 8903 Birmensdorf ZH, Suisse, IDE et numéro TVA CHE-243.761.396 (« Nsix Digital », « Notesix », « nous »).

Les présentes Conditions régissent l’application web Notesix, l’extension de navigateur, les API, intégrations, sites et services associés (ensemble, le « Service »). En créant un compte, en commençant un essai, en achetant un abonnement ou en utilisant le Service, vous acceptez ces Conditions, la Politique d’utilisation acceptable, la Politique de confidentialité et, pour les contenus professionnels, l’Avenant relatif au traitement des données.

Si vous acceptez pour une organisation, vous confirmez pouvoir l’engager. Le « Client » désigne cette organisation ou, en cas d’usage personnel, le titulaire du compte. Les droits impératifs des consommateurs restent inchangés.

Vous devez avoir au moins 18 ans et la capacité de conclure un contrat. Les informations de compte doivent être exactes et à jour. Vous êtes responsable des identifiants, utilisateurs autorisés, appareils et activités de votre espace, et devez signaler rapidement tout accès suspect.

Les propriétaires et administrateurs contrôlent les membres, rôles, intégrations et la facturation. Le Client doit retirer les accès devenus inutiles.

Notesix capture l’audio uniquement lorsqu’un utilisateur déclenche la capture, transcrit la parole, génère les notes configurées et peut envoyer certaines informations vers les outils et workflows choisis par le Client. Notesix ne rejoint pas la réunion sous la forme d’un bot visible.

Les fonctionnalités, intégrations et plateformes prises en charge peuvent évoluer. Nous pouvons modifier le Service sans réduire de manière substantielle sa fonctionnalité payante essentielle. Toute modification substantiellement défavorable sera notifiée lorsque la loi l’exige.

Le Client et ses utilisateurs sont seuls responsables de déterminer si une réunion peut être capturée. Avant de commencer, ils doivent fournir les informations et obtenir les consentements exigés par les lois, règles professionnelles, obligations de confidentialité et contrats applicables à chaque participant et lieu.

Le Service ne doit pas servir à une surveillance cachée ou illicite. Notesix ne vérifie pas le consentement des participants et ne remplace pas l’analyse juridique du Client. La capture doit cesser si le consentement est refusé ou retiré.

Le « Contenu du Client » comprend l’audio, les transcripts, notes, instructions, configurations, données CRM et autres informations transmises au Service ou générées par son utilisation. Entre les parties, le Client conserve ses droits sur ce contenu.

Le Client accorde à Nsix Digital un droit limité et non exclusif d’héberger, traiter, transmettre et reproduire le Contenu du Client uniquement pour fournir, sécuriser, assister et exploiter légalement le Service. Le Client confirme disposer des droits et bases légales nécessaires.

Nous ne vendons pas le Contenu du Client, ne l’utilisons pas pour la publicité et ne l’utilisons pas pour entraîner nos propres modèles ni des modèles d’IA généralistes de tiers. Des informations agrégées ou désidentifiées peuvent servir à sécuriser et améliorer le Service lorsqu’elles ne permettent raisonnablement pas d’identifier une personne ou un Client.

Les transcripts et résultats générés par l’IA peuvent être incomplets ou inexacts. Le Client doit les vérifier avant toute décision importante. Le Service ne fournit aucun conseil juridique, médical, financier, professionnel ou relatif à l’emploi et ne doit pas constituer l’unique base d’une décision à fort impact concernant une personne.

Les intégrations optionnelles agissent selon la configuration du Client et peuvent créer ou modifier des données dans des systèmes tiers. Le Client est responsable de ses comptes tiers, autorisations et instructions. Les services tiers restent soumis à leurs propres conditions et disponibilités.

L’offre standard coûte 19 USD par siège actif et par mois, hors taxes applicables. Un siège correspond à un utilisateur autorisé à accéder à l’espace payant. Le montant total exact, TVA, taxe de vente ou autres prélèvements compris, est affiché avant la confirmation de la commande.

L’abonnement se renouvelle automatiquement chaque mois jusqu’à son annulation. Le Client autorise Stripe et Nsix Digital à débiter le moyen de paiement pour les frais récurrents, taxes et changements de sièges approuvés. Stripe fournit la facturation et la gestion des paiements.

Un nouveau Client éligible bénéficie d’un essai de sept jours pour un seul siège. Un moyen de paiement valide est requis. Sauf annulation avant la fin de l’essai, l’abonnement devient automatiquement payant au prix annoncé.

L’annulation pendant l’essai coupe immédiatement l’accès et aucun abonnement n’est facturé. Si le Client demande un deuxième siège pendant l’essai, Notesix doit d’abord afficher le prix payant et obtenir une confirmation explicite ; après confirmation, l’essai prend fin immédiatement et la facturation commence pour deux sièges.

Un seul essai est autorisé par personne, espace, organisation et moyen de paiement. Nous pouvons refuser ou interrompre un essai raisonnablement considéré comme dupliqué, automatisé, frauduleux ou abusif.

L’ajout d’un siège payant prend effet immédiatement et peut être facturé au prorata jusqu’à la fin de la période. La suppression prend effet au prochain renouvellement, à condition que l’accès soit retiré ou réattribué. Sauf obligation légale, les périodes partielles ne sont pas remboursées.

Un abonnement payant peut être annulé à tout moment et reste accessible jusqu’à la fin de la période déjà payée. Il ne sera ensuite pas renouvelé. L’annulation n’annule pas rétroactivement les frais déjà dus.

Sauf droit impératif du consommateur, débit erroné ou doublé, ou exception écrite de notre part, les frais ne sont pas remboursables. La politique d’annulation, de rétractation et de remboursement fait partie des présentes Conditions.

Un consommateur de l’UE/EEE peut se rétracter du contrat à distance initial dans les 14 jours suivant sa conclusion. Pour un essai clairement présenté qui devient automatiquement payant, ce droit est accordé une seule fois ; il ne recommence pas uniquement lors du passage au payant ou d’un renouvellement.

En demandant expressément l’accès immédiat pendant le délai de rétractation, le consommateur accepte qu’en cas de rétractation après l’essai gratuit, un montant proportionnel au service payant déjà fourni puisse rester dû. La rétractation coupe immédiatement l’accès. Les instructions et le formulaire type figurent sur la page Rétractation. Les droits nationaux impératifs prévalent.

En cas d’échec, Stripe ou nous pouvons représenter le paiement et demander une mise à jour du moyen de paiement. L’accès peut continuer pendant un délai de grâce maximal de sept jours, puis être suspendu. Après 30 jours sans régularisation, nous pouvons résilier et commencer le processus de suppression décrit ci-dessous.

L’offre est destinée à un usage humain normal de réunions professionnelles ou personnelles. Elle n’est pas présentée comme illimitée. Nous pouvons appliquer des limites raisonnables, ralentissements ou restrictions temporaires lorsque l’usage est extraordinairement excessif, automatisé, engendre un coût matériel ou menace le Service. Lorsque cela est possible, nous avertirons le Client et lui permettrons de réduire l’usage ou de discuter d’une offre adaptée avant suspension.

La Politique d’utilisation acceptable interdit notamment l’enregistrement illicite, les atteintes à la vie privée, les attaques de sécurité, la revente sans autorisation et le contournement de la facturation ou des limites.

Nous maintenons des mesures techniques et organisationnelles raisonnables décrites dans le DPA. Aucun service en ligne n’est entièrement sécurisé ; le Client doit appliquer des contrôles adaptés à ses appareils, identités et accès.

Chaque partie protège avec un soin raisonnable les informations confidentielles non publiques de l’autre et ne les utilise que pour le contrat. Sont exclues les informations légitimement publiques, déjà connues sans restriction, développées indépendamment ou reçues légalement d’un tiers. Une divulgation imposée par la loi est permise, avec notification lorsqu’elle est légalement possible.

Nsix Digital et ses concédants conservent tous les droits sur le Service, le logiciel, la conception, la documentation et les marques Notesix. Aucun droit de propriété n’est transféré. Le Client peut utiliser le Service pendant l’abonnement et ne doit pas copier, désassembler, perturber ni créer un dérivé concurrent de ses éléments protégés, sauf autorisation expresse d’une loi impérative.

Les suggestions peuvent être utilisées sans restriction ni paiement, sans identification publique du Client sans son autorisation.

Nous pouvons suspendre ou résilier en cas de violation substantielle, usage illégal ou dangereux, menace de sécurité, non-paiement ou obligation légale. Sauf urgence, fraude ou illégalité, nous notifierons et laisserons une possibilité raisonnable de corriger lorsque cela est approprié.

Le Client peut résilier en annulant l’abonnement et en demandant la fermeture. Il doit auparavant exporter les contenus nécessaires. Le Contenu actif est supprimé ou anonymisé sous 30 jours après la fermeture, sauf conservation légale ; les sauvegardes chiffrées résiduelles expirent sous 90 jours et les journaux techniques ou de sécurité peuvent être conservés jusqu’à 12 mois. Les pièces comptables et juridiques peuvent être conservées pendant la durée légale.

Le Service est fourni avec un soin raisonnable, sans engagement de niveau de service sauf contrat signé. Des maintenances, défaillances de tiers ou événements hors de notre contrôle raisonnable peuvent l’interrompre.

Pour les Clients professionnels, dans la limite légale, le Service est fourni « en l’état » et les garanties implicites sont exclues. Pour les consommateurs, cette clause ne limite aucun droit impératif de conformité, qualité ou garantie légale.

Rien n’exclut une responsabilité qui ne peut légalement être exclue, notamment pour faute intentionnelle ou grave lorsque applicable. Les recours impératifs des consommateurs restent inchangés.

Pour les Clients professionnels, aucune partie ne répond des pertes indirectes, accessoires, spéciales, punitives ou consécutives, ni des pertes de bénéfice, chiffre d’affaires, réputation ou données, sauf violation de confidentialité, usage illicite de la propriété intellectuelle de l’autre partie ou montant non limitable par la loi. La responsabilité totale de Nsix Digital est plafonnée aux frais payés ou dus pour les 12 mois précédant l’événement concerné.

Dans la limite légale, le Client professionnel défend et indemnise Nsix Digital contre les réclamations de tiers causées par un enregistrement illicite, son Contenu, ses instructions ou une violation substantielle de la Politique d’utilisation acceptable.

Nous pouvons modifier ces Conditions pour des raisons légales, sécuritaires, opérationnelles ou liées au produit. Les changements importants seront annoncés à l’avance dans le Service ou par e-mail lorsque cela est raisonnablement possible et requis. Ils ne réduisent pas rétroactivement les droits acquis. La poursuite de l’utilisation vaut acceptation lorsque la loi le permet ; sinon, un nouvel accord sera demandé.

Ces Conditions sont soumises au droit suisse, à l’exclusion des règles de conflit et de la Convention des Nations Unies sur la vente internationale de marchandises. Pour les Clients professionnels, les tribunaux compétents du siège de Nsix Digital dans le canton de Zurich sont exclusivement compétents.

Le consommateur conserve toute protection impérative et peut saisir tout tribunal mis à sa disposition par le droit impératif de son pays de résidence. Avant une action, contactez contact@nsixdigital.com afin de rechercher une solution.

Aucune partie ne répond d’un retard causé par un événement hors de son contrôle raisonnable. Le Client ne peut céder le contrat sans notre accord, sauf réorganisation réelle ; nous pouvons le céder avec l’activité en préservant les droits du Client. L’invalidité d’une clause n’affecte pas les autres et l’absence d’exécution ne vaut pas renonciation.

Ces Conditions et documents incorporés constituent l’intégralité du contrat relatif au Service, sauf commande ou accord d’entreprise signé. Un accord négocié et signé prévaut pour le même objet. La version anglaise prévaut dans la limite légale ; les droits linguistiques impératifs des consommateurs restent inchangés.